Klienci często pytają mnie o specjalną klauzulę poświadczającą, zwaną apostille. Jest to najczęściej dodatkowa kartka dołączana do dokumentu z odpowiednim formularzem podpisanym i opieczętowanym przez urzędnika.

Poświadcza, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu, tzn. że jest autentyczny. Dokument opatrzony taką klauzulą może być używany za granicą w celu przedłożenia odnośnym władzom, urzędom i innym instytucjom, bez konieczności dokonywania dodatkowej legalizacji. Skorzystamy z niego w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Klauzulę tę nadaje się na oryginale dokumentu, nie na kopii.

Wniosek o nadanie klauzuli apostille można złożyć osobiście w Referacie ds. Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub przez osobę trzecią (nie jest wymagane upoważnienie). Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu.

Do tłumacza przysięgłego należy udać się z dokumentem opatrzonym już klauzulą apostille. Wówczas tłumaczenie obejmie zarówno treść dokumentu, jak i samej klauzuli, i jako całość będzie mogło zostać przedstawione we właściwym zagranicznym urzędzie.

Należy jednak pamiętać, że w 2019  nastąpiły zmiany w odniesieniu do poświadczeń niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim UE. Wynika to z wejścia w życie 16 lutego 2019 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej, które m.in. znosi obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów. Rozporządzenie to obejmuje dokumenty odnoszące się między innymi do urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa, w tym również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego, rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.